Text copied to clipboard!
Název
Text copied to clipboard!Asistent organizace akcí
Popis
Text copied to clipboard!
Hledáme Asistenta organizace akcí, který bude podporovat přípravu, koordinaci a realizaci firemních, společenských, kulturních i interních událostí. Tato role je ideální pro člověka, který má výborné organizační schopnosti, smysl pro detail, umí pracovat s více úkoly současně a dokáže efektivně komunikovat s dodavateli, klienty i interními týmy. Asistent organizace akcí se podílí na celém životním cyklu akce – od prvotního plánování přes administrativní zajištění až po podporu během samotné realizace a následné vyhodnocení.
Na této pozici budete spolupracovat s manažery, produkčními týmy, marketingem, obchodním oddělením i externími partnery. Vaším úkolem bude pomáhat s rezervacemi prostor, koordinací harmonogramů, správou seznamů hostů, komunikací s dodavateli, přípravou podkladů a dohledem nad tím, aby všechny detaily byly připraveny včas a v požadované kvalitě. Součástí práce je také administrativa spojená s objednávkami, fakturací, evidencí rozpočtů a zpracováním dokumentace k jednotlivým akcím.
Úspěšný kandidát by měl být samostatný, flexibilní a odolný vůči stresu, protože organizace akcí často vyžaduje rychlé reakce na změny a schopnost řešit nečekané situace. Důležitá je také časová flexibilita, protože některé akce mohou probíhat mimo běžnou pracovní dobu nebo o víkendech. Oceníme pozitivní přístup, profesionální vystupování a schopnost reprezentovat organizaci při jednání s partnery i účastníky akcí.
Tato role nabízí možnost získat cenné zkušenosti v dynamickém prostředí event managementu a podílet se na zajímavých projektech různého rozsahu. Budete mít příležitost rozvíjet své dovednosti v oblasti plánování, komunikace, logistiky, zákaznického servisu i týmové spolupráce. Pokud vás baví práce s lidmi, máte rádi pestrou pracovní náplň a chcete být součástí úspěšné realizace akcí, tato pozice pro vás může být skvělou příležitostí.
Hledáme člověka, který dokáže udržet pořádek v informacích, sledovat termíny, pečlivě kontrolovat detaily a zároveň si zachovat přehled o celkovém průběhu projektu. Důležitá je schopnost prioritizace, ochota učit se novým postupům a aktivní přístup k řešení úkolů. Pokud máte zkušenosti s organizací akcí, administrativní podporou nebo koordinací projektů, bude to výhodou. Stejně tak uvítáme znalost kancelářských nástrojů, komunikačních platforem a základních principů práce s rozpočtem. Nabízíme prostředí, kde můžete růst, přicházet s nápady a podílet se na vytváření profesionálních a dobře zorganizovaných akcí, které zanechají pozitivní dojem na všechny účastníky.
Odpovědnosti
Text copied to clipboard!- Podpora plánování a organizace firemních, společenských a marketingových akcí
- Komunikace s dodavateli, partnery, klienty a interními týmy
- Rezervace prostor, techniky, cateringu a dalších služeb potřebných pro akce
- Příprava harmonogramů, seznamů hostů, podkladů a organizační dokumentace
- Administrativní podpora včetně objednávek, evidence nákladů a fakturace
- Koordinace průběhu akce na místě a řešení operativních situací
- Kontrola termínů, rozpočtů a plnění úkolů jednotlivých dodavatelů
- Spolupráce na vyhodnocení akce a zpracování zpětné vazby
Požadavky
Text copied to clipboard!- Středoškolské nebo vysokoškolské vzdělání
- Výborné organizační a komunikační schopnosti
- Schopnost pracovat samostatně i v týmu
- Pečlivost, spolehlivost a smysl pro detail
- Časová flexibilita včetně možnosti práce večer nebo o víkendech
- Uživatelská znalost kancelářských programů a online nástrojů
- Odolnost vůči stresu a schopnost řešit nečekané situace
- Zkušenost s organizací akcí nebo administrativní podporou je výhodou
Potenciální otázky na pohovor
Text copied to clipboard!- Jaké zkušenosti máte s organizací akcí nebo koordinací projektů?
- Jak byste řešil(a) náhlou změnu programu těsně před začátkem akce?
- Jaké nástroje používáte pro plánování úkolů a termínů?
- Máte zkušenosti s komunikací s dodavateli a vyjednáváním podmínek?
- Jak zvládáte práci pod tlakem a více úkolů současně?
- Jste časově flexibilní pro práci večer nebo o víkendech?
- Jaký typ akcí vás nejvíce zajímá a proč?
